Privacyverklaring

Algemeen

In deze privacyverklaring informeert Groenpand je over (1) waarom Groenpand persoonsgegevens registreert (2) welke persoonsgegevens Groenpand voor welke doelen registreert (3) wat je rechten zijn (als Groenpand persoonsgegevens van je verwerkt) en (4) andere informatie die te maken heeft met hoe Groenpand omgaat met persoonsgegevens. Het gaat hierbij om persoonsgegevens van alle relaties (geïnteresseerden, klanten, leveranciers en overige betrokken) van Groenpand, verkregen via verschillende aanmeldprocessen.

Wat zijn persoons­­gegevens eigenlijk?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijke persoon zeggen. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een natuurlijke persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.

Waarom registreert Groenpand überhaupt persoons­­gegevens?

Groenpand helpt mensen om hun pand te vergroenen. Elk pand is weer anders. En elke persoon of elke organisatie heeft weer unieke wensen en eigenschappen. De combinatie van die pand en persoon eigenschappen zijn van groot belang voor de beste vergroening-oplossing. Dat is de reden dat Groenpand voor het uitbrengen van echt goede adviezen en een strakke uitvoering daarvan diverse persoonsgegevens moet verzamelen. Groenpand wordt gelukkig volop geholpen in de missie om panden te vergroenen door bijvoorbeeld leveranciers en medewerkers. Om daar goed mee samen te werken is het vaak ook nodig om persoonsgegevens te registreren om bijvoorbeeld contact te houden of facturen te sturen. Je kan er voor kiezen om geen toestemming te geven voor het opnemen en gebruiken van je persoonsgegevens door Groenpand. Dan kan het zijn dat we je niet kunnen helpen met vergroenen of dat we niet samen kunnen werken, omdat we bijvoorbeeld geen contact kunnen houden en andere noodzakelijkheden om onze missie uit te voeren.

Welke gegevens registreren we binnen Groenpand en wat wordt er mee gedaan?

Afhankelijk van je relatie met Groenpand hebben we meer of minder persoonsgegevens nodig. Daarom hebben we de meest veelvoorkomende situaties hieronder kort omschreven met een korte weergave van de persoonsgegevens die we in dat geval registeren en waarom dat eigenlijk nodig is.

Je wilt een advies over hoe je jouw pand kan vergroenen

Wat mooi dat je wil gaan vergroenen! Naast contactgegevens (naam, adres, email en telefoonnummer) om met je te kunnen communiceren hebben we ook specifieke eigenschappen van je pand (waaronder het energieverbruik en bouwjaar) en eventuele aanvullende wensen nodig. Groenpand stuurt hiervoor een vragenlijst door en verrijkt deze waar nodig met foto’s van in en om je pand. Deze informatie dient als noodzakelijk uitgangspunt voor een offerte. Groenpand heeft namelijk als doel om vooraf een goede inschatting te maken van de omvang van de werkzaamheden in jouw situatie en de daarbij horende kosten, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

Je wordt klant bij Groenpand voor de levering van een bepaalde dienst/ product

In dit geval blijft het niet bij een advies van Groenpand, maar gaan we ook daadwerkelijk aan de slag in je pand. Hiervoor gebruiken we de verzamelde gegevens uit de adviesfase om de uitvoerders goed te informeren. Daarnaast hebben we de gegevens nodig voor het sturen van facturen voor het door ons geleverde werk. Als je geld overmaakt hebben we ook je bankrekeningnummer. Binnen Groenpand wordt dit verder niet gebruikt tenzij er nadrukkelijk een incasso overeenkomst gesloten wordt voor een doorlopende dienst.

In veel gevallen zit er een garantieperiode op de geleverde producten. Groenpand bewaart je gegevens tenminste gedurende deze periode om onze verantwoordelijkheden gestand te doen. In sommige gevallen monitoren we de prestaties van de door Groenpand geleverde producten (bijvoorbeeld zonnepanelen). Op deze manier kunnen we het zien als een product niet naar behoren werkt. Ook hiervoor moeten wij ten minste je contactgegevens behouden gedurende de looptijd van de monitoring. Je kan er uiteraard voor kiezen om geen monitoring toe te passen.

Je bent klant bij Groenpand voor een terugkerende dienst/ product, zoals energielevering, een onderhoudsabonnement of monitoring van je installatie

Om terugkerende diensten te kunnen leveren, hebben we bepaalde gegevens van je nodig. Als je bijvoorbeeld een onderhoudsabonnement bij ons hebt voor je zonnepanelen of warmtepomp, moeten we niet alleen het adres weten waarop de installatie is aangesloten, maar willen we ook graag weten waar het apparaat zich bevind in je pand en hoe die verbonden is met andere apparaten. Vaak geldt dat hoe meer we weten (technische specificaties) over je installatie, hoe makkelijker we je op afstand kunnen helpen. Omdat we op afstand meer mensen kunnen helpen dan op locatie, vinden we dit zo belangrijk dat het voor ons voorwaardelijk is om een onderhoudsabonnement met je aan te gaan. 

Voor energielevering geldt dat we je verbruiksgegevens nodig hebben om een factuur op te kunnen stellen. Heb je een dynamisch contract bij ons, dan hebben we echt je verbruiksgegevens van ieder kwartier nodig, om een factuur voor je te kunnen maken. Ook moeten we bijvoorbeeld je EAN code weten, om met de netbeheerder te kunnen communiceren over je meterstanden. 

Voor monitoring van installaties geldt dat we je installatiegegevens nodig hebben, zolang we je van monitoring voorzien. Deze gegevens kunnen we niet verwijderen.

Voor alle terugkerende diensten geldt eigenlijk hetzelfde: we gebruiken je gegevens alleen intern, en alleen voor de doeleinden die je van ons mag verwachten, namelijk:

1. Jou zo goed mogelijk van dienst te zijn
2. Eventuele kosten van ons met je te kunnen verrekenen
3. Voldoen aan onze wettelijke plichten

Je wilt de nieuwsbrief / algemene informatie ontvangen van Groenpand

Je kan je via de website van Groenpand inschrijven om op regelmatige basis updates te krijgen over vergroening. Ook kan je algemene informatiepakketten (dus niet specifiek op jouw situatie van toepassing) aanvragen over diverse producten. Hiervoor kan je jezelf inschrijven met alleen je naam en emailadres. Deze slaan wij met jouw toestemming op om je deze informatie te kunnen blijven sturen. Groenpand stuurt je waar nodig eenmalig een lijst met aanvullende vragen over specifieke eigenschappen van je pand, je energieverbruik en eventuele aanvullende wensen die je vrijwillig kan invullen. Deze slaan wij om zodat Groenpand de informatie zo relevant mogelijk op jouw situatie toe kan splitsen.

Je stuurt een Groenpand in voor op onze website

Gaaf dat je jouw Groenpand wilt delen op onze website! Om je inzending te kunnen plaatsen hebben we één of meerdere foto’s of filmpjes nodig van je pand, enkele gegevens over de locatie van het pand en de werkzaamheden die door ons zijn uitgevoerd. We checken ook of je daadwerkelijk klant bij ons bent. Hebben we nog vragen over je inzending, dan nemen we contact op via het e-mailadres dat je aan ons doorgeeft.

Je solliciteert bij Groenpand

Fantastisch dat je ook mee Nederland wil vergroenen! Om een goed beeld van je te krijgen is het sturen van een sollicitatiebrief en CV van belang. Naast contactgegevens verzamelt Groenpand ook aanvullende persoonsgegevens zoals opleidingsniveau, werkervaring en interesses. Deze worden gedurende het selectieproces gedeeld met de selectiecommissie binnen Groenpand. Als je uiteindelijk geen medewerker wordt willen we je wel graag op de hoogte houden over nieuwe baankansen, omdat hier door veel sollicitanten naar gevraagd wordt. Hiervoor bewaren wij in ieder geval de contactgegevens.

Je werkt bij Groenpand

Geweldig dat we samen Nederland vergroenen! In deze nauwe samenwerking wisselen we flink wat persoonsgegevens uit om allereerst tot een contract te komen, maar ook hebben we vanuit Groenpand je salaris, bankrekeningnummer en persoonlijke ontwikkeling in beeld. Dit zijn gegevens die opgeslagen worden om de wederzijdse afspraken gestand te doen, maar zijn alleen bij de bevoegde HR verantwoordelijke bekend.

Je wilt aan Groenpand een product/dienst leveren

Vanuit Groenpand zijn we dankbaar voor alle partners die ons helpen in het vergroenen van Nederland. We doen formeel gezien vooral zaken met rechtspersonen, maar binnen die rechtspersonen werken gelukkig echte mensen (natuurlijke personen). Als die zich melden als (potentiële) leverancier dan registreren we contactgegevens. Er moeten immers facturen en/of personen of goederen worden uitgewisseld. Waar nodig verrijken we onze informatie over leveranciers met kredietwaardigheid.

Voor alle bovenstaande categorieën geldt dat Groenpand geen gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming: dat betekent dat iedereen die zich bij ons meldt door iemand van het team van Groenpand wordt bekeken met de vraag of we je van dienst kunnen zijn

Wie kunnen mijn gegevens allemaal inzien?

Binnen Groenpand werken we met een klein team van zeer toegewijde mensen aan de verduurzaming van Nederland. Als je een advies voor vergroening opgevraagd kunnen alleen zij de gegevens inzien. Voor de uitvoering van werkzaamheden werken we soms met externe partijen zoals zelfstandig installateurs: Om ze de juiste locatie van de werkzaamheden door te geven en goed voor te bereiden zullen contactgegevens en eventueel foto’s van in en om het pand worden doorgestuurd. Als je solliciteert of werkt bij Groenpand heeft niet het hele team, maar alleen de verantwoordelijke(n) toegang tot jouw persoonsgegevens. Groenpand werkt regionaal en is sowieso niet van plan persoonsgegevens door te geven buiten de EU.

Hoe lang bewaart Groenpand mijn persoons­­gegevens?

Groenpand bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Stel ons vooral de vraag via info@groenpand.nl als je hier meer over wil weten.

Welke gegevens hebben jullie nu over mij?

Als je wilt weten wat we over je hebben verzameld of als je gegevens wilt wijzigen kun je een mail sturen naar info@groenpand.nl. We nemen dan snel contact met je op en als je dat wilt zullen we de gegevens aanpassen of (deels)verwijderen, omdat dit je recht is. Kijk voor een overzicht van al je rechten op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar slaan jullie mijn gegevens op?

Groenpand werkt vrijwel geheel digitaal. Dat betekent dat we je persoonsgegevens ook digitaal bij je opvragen, opslaan en verwerken. Binnen de digitale wereld werken we volledig in de “cloud”. Dat betekent dat we geen lokale servers op het Groenpand kantoor hebben waar we persoonsgegevens opslaan, maar samenwerken met gecertificeerde professionele partners waar wij je persoonsgegevens opslaan.

Gaat Groenpand wel vertrouwelijk om met mijn persoons­­gegevens?

Naast de vraag welke persoonsgegeven we van je hebben is natuurlijk de vraag wie daar precies toegang toe hebben. Binnen Groenpand werken we met een klein team van zeer toegewijde mensen aan de verduurzaming van Nederland. Zij hebben inzage in uw persoonsgegevens. Om gegevens-lekken te voorkomen werken we met fysiek afsluitbare kantoorruimtes en houden we er actief toezicht op dat computers vergrendeld worden met paswoorden. Zoals in het kopje “Waar slaan jullie mijn gegevens op?” voor het digitaal opslaan van van je persoonsgegevens.

Wie is de verantwoordelijke voor mijn persoons­gegevens?

Groenpand is de (merk)naam waaronder de bij Groenpand Groep BV (KVK: 7585 8223) aangesloten ondernemingen handelen en diensten verlenen. Dit zijn: Groenpand BV (6032 3434), Groenpand Maatwerk BV (8102 3162) en Chiriqui BV (3907 1837). Elk van deze ondernemingen is een afzonderlijke juridische entiteit en handelt voor eigen rekening en verantwoording. Groenpand is gevestigd aan de Zonnebaan 36, 3542 EE in Utrecht.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je gegevens. Mocht je een vraag, verzoek of klacht hebben, neem dan contact met ons op via info@groenpand.nl of 085 4011912. Kijk voor meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens online op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.